Un carnet de commandes plein ne garantit pas une trésorerie positive

Une jeune pousse signe trois beaux contrats en janvier et se retrouve à découvert en mars. Le scénario est banal, et pourtant il surprend encore les fondateurs qui confondent carnet de commandes et argent disponible. Entre la signature et l’encaissement, il y a un trou que personne ne comble à leur place. Un devis accepté ne paie ni les salaires ni l’URSSAF. La question n’est donc pas de savoir si le carnet est plein, mais à quelle date chaque euro entre vraiment sur le compte, et à quelle date il en sort.

La vente signée n’est pas encore de l’argent

Un bon de commande, c’est une promesse. Vous avez livré, le client est content, la facture part. Il reste alors trente ou quarante-cinq jours avant que l’argent arrive, parfois plus si le service comptable du client tourne au ralenti.

Pendant ce temps, vous payez vos fournisseurs, vos charges et vos cotisations selon d’autres échéances qui, elles, ne se décalent pas d’un jour parce que votre client traîne. C’est ce décalage qui creuse le trou, pas un manque de ventes.

Les ressources pour comprendre ce mécanisme ne manquent pas, et un site comme prodevcommercial.com en parle régulièrement aux créateurs. Encore faut-il accepter une idée désagréable : une entreprise peut être rentable sur le papier et mourir de soif en caisse. Le compte de résultat enregistre la vente quand elle est faite, la banque l’enregistre quand elle est payée. Entre les deux, il y a votre découvert.

Construire un plan mois par mois, en TTC

Le plan de trésorerie est une projection mensuelle des entrées et sorties de fonds sur une période donnée, généralement les douze premiers mois. Rien de compliqué dans le principe : une colonne par mois, deux blocs, ce qui entre et ce qui sort, et une ligne de solde en bas.

Ce qui change tout, c’est la règle d’imputation. Un achat effectué en janvier et payable en mars se porte dans la colonne des décaissements de mars, jamais en janvier. Un encaissement client prévu à soixante jours atterrit deux mois plus tard, pas le jour de la facture.

Deuxième règle, souvent oubliée : chaque entrée ou sortie de fonds est portée en TTC pour les opérations assujetties à la TVA. La TVA collectée n’est pas à vous, elle transite par votre compte avant de partir au Trésor public.

Compter un chiffre d’affaires hors taxes en encaissement revient à s’inventer de l’argent qui n’a jamais existé. Une facture de mille euros hors taxes ne remplit votre compte que de la part qui vous revient, une fois la taxe reversée, et le décalage du remboursement de TVA ajoute encore une ligne à anticiper.

Les questions à se poser avant de remplir la première colonne

La plupart des jeunes entreprises se jettent sur le tableur sans avoir listé leurs échéances réelles. Résultat : un document propre qui rate l’essentiel, parce que les prélèvements automatiques et les à-valoir oubliés ne figurent nulle part. Prenez une heure pour sortir vos derniers relevés bancaires et surligner chaque date de prélèvement.

• Quand mes clients paient-ils vraiment, et pas selon les conditions écrites sur ma facture ?
• Les charges fixes qui tombent le même jour chaque mois, prélèvements et loyers.
• Est-ce que j’ai prévu l’échéance de TVA du mois ou je la découvre en la recevant ?
• Quelles dépenses sont décalées de plusieurs semaines entre la commande et le paiement ?
• Combien de mois puis-je tenir si le plus gros client règle avec un mois de retard ?

Ce travail de listage vaut plus que n’importe quel logiciel. Le tableur le plus basique, à condition d’être rempli avec des dates réelles, bat un outil sophistiqué nourri de moyennes théoriques. Et si vous hésitez sur la méthode, sachez qu’un plan de trésorerie prévisionnel compte parmi les quatre principaux tableaux du business plan, au même titre que le compte de résultat ou le plan de financement.

Ce que révèle le solde de fin de mois

Le plan de trésorerie permet de calculer un solde qui doit rester positif chaque mois. Pas en moyenne sur l’année, pas à la clôture : chaque mois, ligne par ligne. Un mois négatif en avril suivi d’un mois confortable en juin ne s’annule pas, parce qu’une trésorerie ne se compense pas dans le temps. Si le compte passe dans le rouge en avril, il faut de l’argent en avril, pas en juin. Le banquier qui étudie votre dossier regardera exactement cette ligne, et il aura raison.

Un exemple concret. Vous encaissez un acompte en février, livrez en mars, facturez le solde fin mars pour un règlement en mai. En mars, vous avez payé les matières, la sous-traitance et les salaires. Le compte plonge, même si le carnet affiche trois contrats signés.

C’est le mois le plus dangereux, celui où tout le monde regarde le carnet et personne le relevé. Repérer ce creux à l’avance change tout : on négocie un délai fournisseur, on demande un échelonnement de charges, on cale un apport avant la tempête.

Les outils, et ce qu’ils ne feront pas à votre place

Il existe des solutions très correctes, des modules intégrés aux logiciels de comptabilité en ligne jusqu’aux tableurs préremplis fournis par les experts-comptables. Le meilleur outil reste celui que vous remplirez tous les mois sans vous forcer, parce qu’un prévisionnel figé depuis six mois ne vaut rien. Un fichier simple, actualisé chaque fin de mois avec les encaissements réels, vous servira plus qu’une plateforme que vous ouvrez deux fois par an.

La mise à jour régulière est le point faible de presque tous les prévisionnels que je vois passer. On remplit le document pour la banque, on l’envoie, et on l’oublie. Or l’écart entre la prévision et le réel est l’information la plus utile du document : si vos clients paient systématiquement trois semaines plus tard que prévu, votre plan doit l’intégrer dès le mois suivant. Le dossier sur le plan de trésorerie prévisionnel a été mis à jour pour la dernière fois le 15 octobre 2024, ce qui donne une idée de la vitesse à laquelle les bonnes pratiques circulent.

Remonter la pente quand le compte est déjà dans le rouge

Quand le découvert est là, la première réaction est de chercher de nouvelles ventes. Mauvaise priorité : une vente signée aujourd’hui rapporte de l’argent dans un mois et demi au mieux. Ce qui remonte une trésorerie à court terme, ce sont les encaissements déjà dus.

Relancez les factures en retard une par une, proposez un escompte pour paiement immédiat, faites le tour de vos clients les plus solvables. Ensuite seulement viennent les leviers de délai : négocier un échelonnement avec l’URSSAF, allonger un paiement fournisseur, étaler un loyer.

Du côté des sorties, traquez les abonnements oubliés et les prélèvements dormants. Ça paraît dérisoire face à un trou de plusieurs milliers d’euros, mais chaque charge supprimée améliore le solde de tous les mois suivants. Le vrai levier reste structurel : réduire le délai entre la livraison et la facturation, facturer des acomptes à la commande, et refuser les clients qui imposent des paiements à quatre-vingt-dix jours quand votre trésorerie ne les supporte pas.

Le carnet ne paiera pas les salaires du 28

Un carnet de commandes rempli est une bonne nouvelle, jamais une garantie. Ce qui protège l’entreprise, c’est un tableau mis à jour chaque mois, en TTC, avec chaque euro placé à sa date réelle d’entrée ou de sortie. Le reste, les outils, les conseils, les promesses de croissance, vient après.

Franchement, la plupart des jeunes entreprises qui calent ne manquent pas de clients : elles ont juste regardé le carnet au lieu du compte. La prochaine fois que vous signez un beau contrat, ouvrez donc votre plan de trésorerie avant de sabler le champagne, et regardez ce que la ligne du bas affichera dans deux mois.